出國(guó)參展需要注意什么問(wèn)題？

答：法則一：制訂計(jì)劃
在出發(fā)前精心準(zhǔn)備一個(gè)倒計(jì)時(shí)計(jì)劃一旦您選定即將參加的展覽會(huì)，就需要制訂一個(gè)倒計(jì)時(shí)計(jì)劃，并將它張貼到企業(yè)相關(guān)部門(mén)，以便所有員工隨時(shí)可見(jiàn)，不至于遺漏相關(guān)步驟：

12個(gè)月之前
選擇一個(gè)展覽會(huì)任命一個(gè)“展覽會(huì)項(xiàng)目”主管；
編制項(xiàng)目預(yù)算報(bào)告；
確定展臺(tái)位置；
選定即將參展的產(chǎn)品；
尋找篩選目標(biāo)客戶群。

9個(gè)月之前
設(shè)計(jì)展臺(tái)；
準(zhǔn)備展覽材料(包裝)；
預(yù)定水電接入；
預(yù)定展臺(tái)服務(wù)(清洗、電話租用、因特網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)等)；
確定溝通、傳播計(jì)劃；
首次向挑選后的展覽參觀單位寄出宣布參加該展覽的小冊(cè)子。

1個(gè)月之前
發(fā)送邀請(qǐng)；
發(fā)送產(chǎn)品及相關(guān)提單／文件；
發(fā)送新聞通稿。

法則二：為參加展覽組建一個(gè)特別團(tuán)隊(duì)
考慮到企業(yè)品牌形象，代表您的企業(yè)參加展覽的員工隊(duì)伍必須精心挑選。對(duì)負(fù)責(zé)展臺(tái)的團(tuán)隊(duì)的挑選
取決于參展企業(yè)的財(cái)力和它希望建立的形象。

這個(gè)團(tuán)隊(duì)可以包括：
技術(shù)、商務(wù)人員負(fù)責(zé)向觀眾介紹參展產(chǎn)品的優(yōu)點(diǎn)；
一個(gè)或多個(gè)導(dǎo)游小姐，確保觀眾與商務(wù)人員建立對(duì)話／聯(lián)系；
一個(gè)翻譯。

導(dǎo)游小姐和翻譯可以由展覽主辦單位提供。最好在展覽開(kāi)始前對(duì)導(dǎo)游小姐進(jìn)行培訓(xùn)，讓她們熟悉貴公司的團(tuán)隊(duì)成員及其各自職責(zé)，以便她們到時(shí)候把觀眾引導(dǎo)到正確的接待人員面前。
負(fù)責(zé)運(yùn)作的項(xiàng)目主管一定要堅(jiān)守展臺(tái)。在員工中選擇這個(gè)“展覽會(huì)項(xiàng)目”主管時(shí)，最好選擇一個(gè)英文流利甚至最好能講展覽會(huì)所在國(guó)語(yǔ)言的人來(lái)?yè)?dān)當(dāng)。如果展覽會(huì)團(tuán)隊(duì)的員工中沒(méi)有一個(gè)人能夠講英語(yǔ)，那么您至少得選擇一個(gè)有到歐洲參加展覽經(jīng)驗(yàn)的同事來(lái)?yè)?dān)當(dāng)主管。
團(tuán)隊(duì)人員中不論是否有過(guò)參展經(jīng)驗(yàn)，在去參展前都需要進(jìn)行培訓(xùn)。讓每個(gè)人都了解企業(yè)的目標(biāo)非常重要，因?yàn)樗麄儠?huì)感到自己在這個(gè)新的任務(wù)中扮演著重要角色。另外，在展覽會(huì)上推銷(xiāo)產(chǎn)品跟平常的業(yè)務(wù)談判其實(shí)是一樣的。這個(gè)概念在培訓(xùn)時(shí)一定要考慮到，尤其是在與客戶交談的方式、面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)者時(shí)如何行事、談話時(shí)應(yīng)有的原則以及信息跟蹤等方面。
參加一個(gè)展覽會(huì)是一次艱苦的考驗(yàn)，尤其是體能方面，所以應(yīng)該選擇那些積極主動(dòng)、充滿活力的員工在展覽會(huì)期間擔(dān)任您的形象大使。一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)3到5人組成的團(tuán)隊(duì)規(guī)模是最理想的．因?yàn)檫@樣可以確保展臺(tái)上始終能夠有兩個(gè)人在場(chǎng)。

法則三：讓大家了解自己，獲得最大數(shù)量的觀眾
參加展覽會(huì)，您的首要任務(wù)是在目標(biāo)市場(chǎng)中獲得知名度。為擴(kuò)大展臺(tái)的觀眾流量，有必要提前對(duì)這個(gè)活動(dòng)進(jìn)行宣傳、溝通。以下是您可以用來(lái)在參展準(zhǔn)備階段進(jìn)行對(duì)外宣傳、溝通的一些手段。

郵寄資料
就是向所有潛在客戶寄送資料。其中內(nèi)容可以是您的企業(yè)即將參加這個(gè)展覽，同時(shí)附上展臺(tái)位置(展館及展臺(tái)號(hào))。也可以再附上一個(gè)小冊(cè)子以及參觀展覽或展覽會(huì)期間所搞活動(dòng)(雞尾酒會(huì)、報(bào)告會(huì)、有獎(jiǎng)競(jìng)賽等)。可以分兩次寄送這些材料。第一次是在兩個(gè)月之前，可以短信的形式通知大家您即將參展。第二次是兩周之前，可寄送邀請(qǐng)函并提醒大家您要參展。分兩次寄送材料更能確保較高的反饋率。請(qǐng)不要忘記邀請(qǐng)與您業(yè)務(wù)領(lǐng)域相關(guān)專(zhuān)業(yè)媒體記者。

展覽會(huì)的正式目錄
登錄到展覽會(huì)名錄中是需要付費(fèi)的，可通過(guò)填寫(xiě)展覽會(huì)主辦方寄來(lái)的表格完成。一旦注冊(cè)登錄到名錄上，每個(gè)展商就可以獲得一個(gè)有特點(diǎn)的版面。在該名錄上露面可以讓所有參觀展覽會(huì)的觀眾知道您的參展，因?yàn)樗麄兺ǔ６际歉鶕?jù)名錄上的展商信息來(lái)設(shè)計(jì)自己的參觀路線的。不要忘記提供您的企業(yè)標(biāo)志，如果這個(gè)標(biāo)志完成由漢字組成的話，可以將它翻譯成當(dāng)?shù)匚淖帧?br>
新聞通稿
它簡(jiǎn)要介紹了貴公司的業(yè)務(wù)范圍，發(fā)送對(duì)象是參加展覽會(huì)的所有記者。經(jīng)常被用來(lái)推介一種新型產(chǎn)品，內(nèi)容包括：企業(yè)及生產(chǎn)方面的一般信息；拳頭產(chǎn)品介紹；銷(xiāo)售游說(shuō)和尋找合作伙伴的市場(chǎng)目標(biāo)。
這些資料通常嵌配相關(guān)產(chǎn)品照片和簡(jiǎn)要的規(guī)格數(shù)據(jù)。該新聞通稿可放到媒體辦公室讓記者自由取閱，一般每個(gè)展覽會(huì)都會(huì)設(shè)立一個(gè)媒體辦公室。因此您有可能在一個(gè)專(zhuān)業(yè)雜志上(免費(fèi))刊登一篇介紹貴公司的文章。

媒體
展覽會(huì)主辦單位通過(guò)新聞社、電視臺(tái)以及廣播宣布展會(huì)消息。您可以在展覽會(huì)名錄和專(zhuān)業(yè)刊物上刊登一個(gè)圖文廣告。在當(dāng)?shù)乜锷峡堑膹V告可以包括展覽會(huì)和您的公司的因特網(wǎng)岡站地址，以便感興趣的讀者訪問(wèn)。

法則四：展臺(tái)內(nèi)溝通至關(guān)重要
一個(gè)展商的產(chǎn)品，服務(wù)品質(zhì)本身并不足以在他的展臺(tái)前制造觀眾流量。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，必須依賴產(chǎn)品的表現(xiàn)、介紹技巧和展臺(tái)員工的能動(dòng)性。
展臺(tái)的總體布局(色彩搭配、標(biāo)志設(shè)計(jì)、樣品擺放等)對(duì)于您參加歐洲的展覽會(huì)成功與否非常重要。觀眾自然愿意訪問(wèn)那些最美觀和最有秩序感的展臺(tái)。即使在了解您產(chǎn)品的品質(zhì)之前，他們就會(huì)根據(jù)展臺(tái)的水準(zhǔn)評(píng)判您的企業(yè)，即使有非常好的產(chǎn)品，但在設(shè)計(jì)得非常糟糕的展臺(tái)上展出，等于產(chǎn)品非常糟糕。
最好是把展品帶到展會(huì)上來(lái)展出。但如果做不到達(dá)點(diǎn)的話，用相關(guān)的商業(yè)文字圖片介紹也可以。這些文字資料絕對(duì)需要翻譯成當(dāng)?shù)匚淖?，使用中文介紹是無(wú)效的，因?yàn)槎形牡臍W洲人非常少。同樣，也沒(méi)有必要展示所有系列的產(chǎn)品。為明確您的產(chǎn)品推銷(xiāo)方向，最好只展示您的基礎(chǔ)產(chǎn)品和領(lǐng)先產(chǎn)品。同時(shí)最好通過(guò)演示、動(dòng)畫(huà)展示或燈光特效讓產(chǎn)品運(yùn)轉(zhuǎn)，體現(xiàn)其價(jià)值。演示應(yīng)該適合目標(biāo)客戶的偏好并體現(xiàn)您期望獲得的企業(yè)形象。為幫助您實(shí)現(xiàn)展臺(tái)溝通戰(zhàn)略，您最好使用歐洲的專(zhuān)業(yè)策劃公司，因?yàn)樗麄兞私鈿W洲消費(fèi)者的口味。
展臺(tái)應(yīng)該與眾不同，以便突出您的產(chǎn)品或服務(wù)。但沒(méi)有必要靠把展臺(tái)搞得過(guò)于莊嚴(yán)來(lái)吸引注意力。新穎和活絡(luò)一點(diǎn)就足以達(dá)到目的了。因此，展臺(tái)裝飾和展臺(tái)周邊環(huán)境是需要下工夫的地方。您可以使用視覺(jué)來(lái)吸引觀眾的注意力，比如使用展現(xiàn)同比例大小產(chǎn)品的招貼畫(huà)、播放電影、幻燈片，甚至燈光特效。使用嗅覺(jué)、味覺(jué)和聽(tīng)覺(jué)來(lái)吸引注意力同樣可行。的確，有些展臺(tái)是靠提醒觀眾注意來(lái)刺激觀眾興趣的。所以展臺(tái)的氛圍能否做到讓觀眾全神貫注并忽略展覽會(huì)的背景噪音非常重要。
除郵寄資料和新聞通報(bào)外，溝通的工作主要在展覽會(huì)期間進(jìn)行。展臺(tái)應(yīng)提前布置完成并給觀眾留下深刻印象。為達(dá)到這一目標(biāo)，有如下溝通工具可資利用：
廣告招貼畫(huà)：可使用在展臺(tái)上向觀眾提供企業(yè)信息，及招貼在展臺(tái)外公布本展臺(tái)的所在。
廣告板：一般包含與招貼畫(huà)相同的信息內(nèi)容。但因?yàn)樗鼈冐Q立在地上，高度正好與視線相當(dāng)，所以閱讀起來(lái)比招貼更方便。
折頁(yè)冊(cè)子和產(chǎn)品名錄：簡(jiǎn)要介紹企業(yè)產(chǎn)品系列。
活頁(yè)夾：提供企業(yè)及業(yè)務(wù)范圍介紹。
CD―ROM或DVD光盤(pán)：可以代替活頁(yè)夾和折頁(yè)冊(cè)子并以更加豐富和有吸引力的方式來(lái)向觀眾提供貴公司的所有信息。當(dāng)然，這些溝通材料的內(nèi)容應(yīng)該完全使用當(dāng)?shù)貒?guó)的語(yǔ)言或至少使用英語(yǔ)制作。
促銷(xiāo)用品：(圓珠筆、打火機(jī)、名片盒等)能夠讓您在觀眾中留下永久的印象。不妨準(zhǔn)備點(diǎn)小禮品贈(zèng)送給您感興趣的觀眾。
樣品：它們?yōu)橛^眾提供了試用產(chǎn)品的可能； (如可能)請(qǐng)攜帶相當(dāng)數(shù)量的樣品以便系統(tǒng)向觀眾提供：您將和那些不送或少送樣品的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手拉開(kāi)距離，因?yàn)槟钠髽I(yè)將贏得更好的形象。

法則五：接待觀眾的藝術(shù)
展臺(tái)主管人員接待歐洲觀眾的方式非常重要，在產(chǎn)品品質(zhì)和展臺(tái)布置水平之后，接待水平的重要名列第二，因?yàn)樗鼘⒛軌蛄粼谟^眾記憶中。以下是需要肯定及避免的態(tài)度列表：
展臺(tái)上應(yīng)肯定的態(tài)度：
人員面帶微笑體現(xiàn)展臺(tái)活力形象；
讓觀眾自行瀏覽找到自己的興趣中心；
當(dāng)觀眾對(duì)某一產(chǎn)品表現(xiàn)出興趣時(shí)，在恰當(dāng)時(shí)機(jī)與觀眾攀談；
尋找與觀眾面對(duì)面的機(jī)會(huì)并與其微笑交談；
展臺(tái)應(yīng)始終“有生命力”，員工應(yīng)該始終在行動(dòng)(規(guī)整文件、重新擺放展品等)。
請(qǐng)他們坐下休息；
員工應(yīng)始終著裝整齊，著裝習(xí)慣符合歐洲要求(正裝、領(lǐng)帶)，即使展臺(tái)很熱。
應(yīng)避免的態(tài)度：
員工呆板地站在展臺(tái)前，沒(méi)有微笑；
員工腦袋低著，自己在看報(bào)紙；
員工在展臺(tái)上扎堆，觀眾就猶豫是否要進(jìn)來(lái)參觀；
觀眾剛經(jīng)過(guò)展臺(tái)，員工就竄到他們面前：
一開(kāi)始就使用過(guò)于專(zhuān)業(yè)的術(shù)語(yǔ)；
讓展臺(tái)空無(wú)一人，哪怕很短的時(shí)間。

法則六：不要忘記去參觀您的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的展臺(tái)策略和手段
在前往歐洲之前的準(zhǔn)備參展期間，您可以指定您的一個(gè)參展員工參展期間周游您競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的展臺(tái)，并裝扮成對(duì)方的潛在客戶。當(dāng)然他們必須隱蔽，不能與參展其他員工一起出現(xiàn)在您自己的展臺(tái)上。
他的使命就是最大限度地獲得您競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的展臺(tái)信息，以及他們的營(yíng)銷(xiāo)策略。在參展期間的每天晚上，在您的飯店里，請(qǐng)讓這個(gè)員工匯報(bào)他所獲得的情報(bào)，以便了解您對(duì)手的動(dòng)向。
以下就是您的這個(gè)“情報(bào)”員工應(yīng)該能夠從競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手那里獲得的信息：
◆他們產(chǎn)品的介紹材料；
◆價(jià)格體系：假裝對(duì)他們產(chǎn)品感興趣，以便獲得可能的談判價(jià)格底線；
◆他們展臺(tái)的觀眾流量：他們?cè)L問(wèn)量多不多？
◆展臺(tái)的設(shè)計(jì)：設(shè)計(jì)效果如何?是否符合歐洲消費(fèi)者的口味?
◆展臺(tái)上的員工數(shù)量；
◆他們的展臺(tái)有哪些地方超過(guò)自己?
◆他們的展臺(tái)有哪些地方不如自己?
每天晚上，都需要按對(duì)手展臺(tái)分別做一個(gè)總結(jié)報(bào)告，并通過(guò)傳真或電子郵件發(fā)回在中國(guó)的總部，以便通知在中國(guó)的員工。他們可以指導(dǎo)這個(gè)“情報(bào)”員工，在他下次去競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的展臺(tái)上提問(wèn)題時(shí)，就可以問(wèn)一些他們最想知道答案的問(wèn)題了。
參考資料：中國(guó)國(guó)際展覽網(wǎng) http://www.abroadshows.com/info/info-disp.asp?nid=887